Sadržaj:
Definicija - Što znači Office bez papira?
Ured bez papira je koncept u kojem se upotreba papira u uredskom okruženju znatno smanjuje ili potpuno eliminira.
To se postiže pretvaranjem dokumenta u digitalni oblik. Prema navodima zagovornika, ured bez papira ne samo da je ekološki prihvatljiv, već također pomaže u povećanju produktivnosti i učinkovitosti ureda, a istovremeno štedi novac i olakšava i olakšava radne procese jer se digitalni dokumenti mogu lako dijeliti među korisnicima.
Techopedia objašnjava Office bez papira
Prednosti ureda bez papira:- Dokumenti se mogu lako pronaći i preuzeti pomoću ureda bez papira. To može uštedjeti značajnu količinu vremena tijekom radnog dana.
- Isti dokument može se istovremeno kopirati, faksirati, manipulirati ili kombinirati.
- Ured bez papira pomaže višestrukim korisnicima da istovremeno pristupe istom dokumentu s više lakoće i praktičnosti.
- S obzirom na skladišni prostor i prostor koji se radi, ured bez papira omogućava veću i učinkovitiju pohranu. Velike količine dokumenata mogu se pohraniti u jednom računalu. Ogromni ormarići s datotekama mogu se eliminirati.
- Dokument se može preuzeti bez fizičkog premještanja s jednog mjesta u uredu na drugo.
- Uključene su veće komunikacijske mogućnosti, posebno sa zaposlenicima koji rade na različitim lokacijama.
Nedostaci ureda bez papira:
- Čitanje dugog dokumenta teško je na zaslonu računala. Lakše je čitati dugačak dokument na papiru, a mnogi više vole da čitaju na papiru.
- Mjere sigurnosti treba pojačati u uredu bez papira. Korisnička kontrola pristupa mora se nadzirati.
- Uključene su pravne implikacije digitalne obrade rada.
- Proces pretvaranja postojećih dokumenata u digitalni oblik zahtijeva vrijeme i ponekad dolazi do velikih troškova.
- Stalna nadogradnja hardvera i softvera može biti od ključne važnosti.
- Računalni virusi, nestanci struje, pad sustava i slično mogu učinkovito ugasiti cijelu tvrtku ako se oslanja samo na digitalne podatke.
