Sadržaj:
- Definicija - Što znači sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS)?
- Techopedia objašnjava sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS)
Definicija - Što znači sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS)?
Elektronički sustav za upravljanje dokumentima (EDMS) softverski je sustav za organiziranje i pohranu različitih vrsta dokumenata. Ova vrsta sustava je posebnija vrsta sustava upravljanja dokumentima, općenitiji tip sustava za pohranu koji pomaže korisnicima u organizaciji i pohrani papira ili digitalnih dokumenata. EDMS se posebno odnosi na softverski sustav koji obrađuje digitalne dokumente, a ne papirne dokumente, mada u nekim slučajevima ovi sustavi mogu upravljati i digitalnim skeniranim verzijama originalnih papirnatih dokumenata.
Elektroničko upravljanje dokumentima pruža način središnjeg pohranjivanja velike količine digitalnih dokumenata. Mnogi od tih sustava uključuju i značajke za učinkovito pretraživanje dokumenata.
Techopedia objašnjava sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS)
Neki stručnjaci ističu da sustav elektroničkog upravljanja dokumentima ima mnogo toga zajedničkog sa sustavom za upravljanje sadržajem (CMS). Jedna od glavnih razlika je da većina CMS sustava uključuje rukovanje raznim Web sadržajem s središnjeg mjesta, dok se sustav za upravljanje dokumentima često prvenstveno koristi za arhiviranje.
Da bi se osigurala dobra klasifikacija digitalnih dokumenata, mnogi se sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima oslanjaju na detaljan postupak pohrane dokumenata, uključujući određene elemente koji se nazivaju metapodaci. Metapodaci oko dokumenta omogućit će jednostavan pristup ključnim detaljima koji će pomoći onima koji pretražuju arhive da pronađu ono što im treba, bilo kronologijom, temom, ključnim riječima ili drugim asocijativnim strategijama. U mnogim slučajevima specifična dokumentacija za izvorne protokole za pohranu glavni je dio onoga što sustav elektroničkog upravljanja dokumentima čini toliko vrijednim za poslovanje ili organizaciju.
