Sadržaj:
- Definicija - Što znači sustav upravljanja evidencijama (RMS)?
- Techopedia objašnjava sustav za upravljanje zapisima (RMS)
Definicija - Što znači sustav upravljanja evidencijama (RMS)?
Sustav upravljanja dokumentima (RMS) je upravljanje zapisima za organizaciju tijekom životnog ciklusa zapisa.
Aktivnosti u ovom menadžmentu uključuju sustavnu i učinkovitu kontrolu stvaranja, održavanja i uništavanja zapisa zajedno s poslovnim transakcijama povezanim s njima. Smatrani ključnom sastavnicom operativne učinkovitosti, upravljanje dokumentima dodaje veću vrijednost informacijskim sredstvima organizacije.
Techopedia objašnjava sustav za upravljanje zapisima (RMS)
Dio širih aktivnosti tvrtke, upravljanje dokumentima povezano je s politikama upravljanja, rizika i usklađenosti.
Aktivnosti uključene u upravljanje dokumentima su:
- Identificiranje podataka koje je potrebno uhvatiti.
- Informacije za planiranje organizacije.
- Provedba politika i praksi u pogledu stvaranja, održavanja, raspolaganja evidencijama
- Izrada plana pohrane zapisa.
- Razvrstavanje, identifikacija i pohranjivanje zapisa.
- Koordinacija pružanja internog i eksternog pristupa čuvanju dokumenata s obzirom na privatnost podataka, poslovanje i povjerljivost podataka.
Prednosti koje donosi upravljanje dokumentima su:
- Uklanjanje suvišnih podataka.
- Povećanje produktivnosti i odgovornosti u organizaciji.
- Smanjenje istraživanja za prave informacije. Resursi se štede od dugotrajnih istraživanja za pronalaženje podataka.
- Isplativa pohrana zapisa zbog nepostojanja suvišnih zapisa. Operativni troškovi su smanjeni.
- Stvaranje zapisa regulirano je standardima i propisima koji su prisutni u organizaciji. Dakle, osigurava usklađenost s propisima.
- Upravljanje dokumentima pomaže u kontroli stvaranja i rasta zapisa.
- Upravljanje evidencijama donosi mogućnost usvajanja novih tehnologija za čuvanje zapisa.
- Rizici u parničnom postupku su minimizirani pomoću upravljanja dokumentima.
- Vitalni podaci mogu se dobro zaštititi i zaštititi pomoću upravljanja zapisima.
- Omogućavanjem jednostavnog i boljeg pristupa relevantnim dokumentima pomaže u boljem upravljanju i donošenju korporativnih odluka.
