Sadržaj:
Definicija - Što znači upravljanje dokumentima?
Upravljanje dokumentima postupak je pohranjivanja, lociranja, ažuriranja i dijeljenja podataka u svrhu napretka radnog tijeka i poslovnih rezultata. Centralno dijeljenje i pohrana podataka na određenim poslužiteljima pomažu organizacijama da pristupaju informacijama učinkovito i učinkovito, zajedno s osiguravanjem zaštićenih podataka. U procesu upravljanja dokumentima koriste se programi i poslužitelji. Važni metapodaci su centralizirani, za razliku od decentraliziranih ili ih je teško pronaći.
Techopedia objašnjava Upravljanje dokumentima
Sadržeći podatke na zajedničkom poslužitelju i unutar zajedničkih datoteka upravljanje dokumentima dopušta samo ovlaštenim korisnicima uređivanje i dodavanje podataka na već postojeće podatke. Također osigurava da preuzimanja obavljaju samo oni koji su autorizirani. Podaci se mogu šifrirati kako bi se dodatno osigurala njegova sigurnost.
Poslužitelji određeni za upravljanje dokumentima mogu također sadržavati ugrađene aplikacije za radni tijek kako bi se maksimiziralo upravljanje zadacima i pomoglo u cjelokupnom organizacijskom tijeku rada. Automatizirano praćenje ljudskih zadataka odvija se tijekom postupka upravljanja dokumentima. Mogućnosti prilagođenog tijeka rada mogu se konstruirati zajedno s uobičajenim korištenjem predložaka, eliminirajući potrebu za ponavljanim stvaranjem dokumenata.
