Sadržaj:
Definicija - Što znači zadržavanje e-pošte?
Zadržavanje e-pošte jest zadržavanje zapisa izravnih poruka i e-pošte u organizaciji na temelju pravila dotične organizacije. Pravila zadržavanja e-pošte izrađena su u skladu s industrijskim, državnim ili poslovnim pravilima. Zadržavanje e-pošte i pravila vezana uz iste potrebna su u organizaciji za pravna pitanja, propise i upravljanje znanjem.
Techopedia objašnjava zadržavanje e-pošte
Zadržavanje e-pošte razlikuje se od arhiviranja e-pošte. Iako arhiviranje poslovnim korisnicima omogućuje zadržavanje e-pošte i trenutnih poruka na neodređeno vremensko razdoblje, zadržavanje e-pošte određuje koliko vremena treba zadržati zapis e-pošte ili trenutne poruke prije nego što se automatski izbriše. Dulje zadržavanje e-pošte povećava sigurnosni rizik od neovlaštenog korisnika da dobije pristup organizacijskim tajnama ili povjerljivim materijalima. Kraće zadržavanje e-pošte pomoglo bi u uklanjanju tih problema i jednostavnije je i manje skupo za implementaciju. No, rukovoditeljima i dugoročnim zaposlenicima, to bi moglo koštati stare evidencije e-pošte i poruka kako bi se prisjetili ili procijenili prošle odluke organizacije ili odjela. Stoga je važno imati politiku zadržavanja e-pošte koja je ujednačena i dosljedna za organizaciju i pruža najbolji vremenski okvir zadržavanja. Najbolja praksa je postavljanje pravila o zadržavanju e-pošte i kriterija za brisanje na temelju kategorije sadržaja e-pošte, uz fleksibilnost za pravovremeno i ekonomično prihvaćanje sudskih sporova.
Pravila zadržavanja e-pošte pomažu organizaciji na više načina. Prvo, osigurava poštivanje svih propisa o propisima i smanjuje troškove neusklađenosti i rizik od sankcija. Drugo, poboljšava rad IT-a bez povećanja troškova. Treće, pomaže u upravljanju znanjem pružajući korisnicima informacije za povećanje poslovnih inovacija, poboljšanja i produktivnosti.
